Trasferte, spese di rappresentanza e obbligo di tracciabilità dei pagamenti. L’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti
Con la circolare 15/E del 23/12/2025, l’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti in materia di trasferte missioni, di tracciabilità dei pagamenti e spese di rappresentanza.
La circolare funge da raccordo tra le normative che si sono susseguite nel corso del 2025 per alcune tipologie di spese e relativi requisiti per la deduzione, per la determinazione sia del reddito di lavoro autonomo che d’impresa, in particolare ci si riferisce:
• al Decreto legislativo n. 192/2024;
• alla Legge n. 207/2024, legge di bilancio 2025;
• al Decreto-legge n. 84/2025, intervenuto nuovamente sul tema della tracciabilità.
L’obiettivo: fornire un quadro univoco ed operativo agli addetti ai lavori per gestire al meglio queste novità contenute in ordine sparso nelle varie disposizioni normative.
Il primo elemento oggetto di chiarimento concerne l’art. 51 c.5 del TUIR che disciplina le trasferte o missioni dei dipendenti che siano solo temporanee rispetto alla sede del lavoro, fermo restando invariato il trattamento delle spese di trasferta o missioni fuori dal Comune.
Nella circolare viene chiarito che, non concorrono a formare il reddito da lavoro dipendente, le spese di trasferta all’interno del territorio comunale, effettuate anche tramite l’uso di auto privata, purché documentate, comprovate e calcolate secondo i parametri delle tabelle ACI. Stessa sorte, anche per i rimborsi delle spese di pedaggio e di parcheggio, perché appunto spese di viaggio purché vengano documentate da giustificativi che indentifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta.
Queste indicazioni sono valide per tutti e tre i regimi analitico, forfetario e misto.
Ecco quindi, superata la disparità di trattamento tra trasferte all’interno e al di fuori dal Comune della sede operativa di lavoro.
Da quando? Retroattivamente dal 01.01.2025.
La Legge di Bilancio n. 207/2024 ha previsto, tramite il comma 81, che per i rimborsi ai dipendenti per vitto alloggio e trasporto effettuati tramite autoservizi pubblici non di linea (quindi taxi e NCC) non concorrono al reddito purché il pagamento avvenga tramite mezzi tracciabili ovvero versamento bancario postale, carte di credito e di debito ed altri strumenti ex art. 23 Dlgs n.241/1997. Anche in questo caso, la normativa è valida a prescindere dal metodo di rimborso scelto analitico, forfetario o misto.
Viene inoltre superata la criticità dell’estero, per cui, dal momento che gli strumenti di pagamento tracciabile talvolta potrebbero risultare scarsamente diffusi, il requisito della tracciabilità opera relativamente ai rimborsi delle spese di trasferte o missioni sostenute in Italia.
Restano fuori dall’obbligo della tracciabilità: i biglietti per il trasporto pubblico di linea (treno, aereo, autobus) e le indennità chilometriche.
La novità, sulla base dell’art.51 e art.52 del TUIR, in materia di tracciabilità delle spese, riguarda anche le trasferte e missioni dai titolari di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente.
Tale disposizione è retroattivamente valida dal 01.01.2025.
Chiarimenti sono intervenuti anche in materia di tracciabilità di spese di rappresentanza e trasferte ai fini della determinazione del reddito di lavoro autonomo.
Concorrono alla formazione del reddito le spese sostenute dal lavoratore autonomo nel territorio dello Stato, per vitto alloggio viaggio e trasporto mediante taxi e NCC se il pagamento non è avvenuto tramite strumento di pagamento tracciabile. Anche in questo caso la disposizione si applica dal 01.01.2025.
Vengono fornite indicazioni per le spese di rappresentanza sempre deducibili nel limite dell’1% dei ricavi soltanto se sostenute mediante utilizzo di pagamento tracciabile. In questo caso la disposizione è valida dal 18.06.2025, data di entrata in vigore del decreto-legge 84/2025.
L’intervento dell’Agenzia delle Entrate prosegue, inoltre, precisando che tali disposizioni sono valide anche per le spese di trasferte, missioni e spese di rappresentanza nella determinazione del reddito d’impresa.
La deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nonché dei rimborsi analitici relativi alle stesse spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti o corrisposti ai lavoratori autonomi, è subordinata all’utilizzo di metodi di pagamento tracciabile.
Le modifiche rilevano anche ai fini IRAP.
Sempre in tema di determinazione del reddito d’impresa, la legge di Bilancio 2025 ha introdotto il comma 3 – bis dell’art. 95 del TUIR per la regolamentazione delle spese di vitto alloggio, di fatto ancorando la deduzione di dette spese al pagamento tracciabile.
“Ai sensi del successivo comma 83, le novità di cui al nuovo comma 3-bis dell’articolo 95 del TUIR si applicano a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024”.
Da ultimo, nella circolare, per quanto concerne le spese di rappresentanza, viene precisato che l’obbligo di sostenere la spesa con pagamento tracciabile, non riguarda le spese di pubblicità e sponsorizzazione dal momento che queste spese non sono considerate come spese di rappresentanza. In questo caso, però, nell’art. 108 del TUIR non è specificato se il requisito della tracciabilità è limitato alle sole spese che avvengono in Italia, e quindi secondo tale circolare anche le spese sostenute all’estero per essere deducibili ai fini della determinazione del reddito d’impresa, è necessario che siano sostenute tramite l’utilizzo di un mezzo di pagamento tracciabile. Fermo restando, in ogni caso, il requisito dell’inerenza di dette spese.
I sistemi di pagamento validi per la deducibilità sono gli stessi sopra menzionati.
Tali disposizioni si applicano alle spese sostenute dal 01.01.2025 e la tracciabilità dei pagamenti rileva anche ai fini IRAP.
Dott.ssa Silvia Leopardi