CIRCOLARE INFORMATIVA N. 20
Del 04 Maggio 2022
Conservazione di libri e registri contabili con sistemi elettronici: chiarimenti
| Gentile cliente, con la presente desideriamo informarLa che con la risoluzione 28.3.2022 n. 16/E, l’Agenzia delle Entrate ha ribadito quanto affermato nella risposta a interpello 9.4.2021 n. 236 in tema conservazione dei registri contabili e della documentazione rilevante ai fini tributari. Viene precisato che gli obblighi di conservazione non vengono meno nemmeno a seguito dell’art. 7 co. 4-quater del DL 357/94 per cui i registri tenuti in formato elettronico: i) ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto, limitatamente al 2019 ai sensi dell’art. 5 co. 16 del DL 41/2021) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica; ii) entro tale momento, però, vanno posti in conservazione nel rispetto del DM 17.6.2014, se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati/stampati su carta, in caso contrario. |
| Premessa |
Con la risoluzione 28.3.2022 n. 16/E, l’Agenzia delle Entrate ha indicato l’obbligo di conservazione dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici, ribadendo la posizione restrittiva già affermata nella risposta a interpello 9.4.2021 n. 236.
| E’ stato precisato, in sostanza, che anche a seguito dell’introduzione dell’art. 7 co. 4-quater del DL357/94, è necessario procedere, in ogni caso, alla stampa cartacea o alla conservazione elettronica della documentazione entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. |
| Tenuta di registri con sistemi elettronici |
In base all’art. 7 co. 4-quater del DL 357/94, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto si considera, in ogni caso, regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, il registro:
- risulti aggiornato sui supporti elettronici;
- sia stampato su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.
| Tale previsione è posta “in deroga” rispetto alla regola generale fissata dal precedente co. 4-ter dell’art. 7, il quale si limita a riconoscere la regolarità dei registri tenuti con sistemi meccanografici soltanto fino al termine prescritto, entro il quale dovrà comunque procedersi alla definitiva materializzazione su supporto cartaceo. |
Come si legge nella risoluzione 28.3.2022 n. 16/E, con tale disposizione “il legislatore ha inteso estendere l’«obbligo di stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente, già previsto limitatamente ai registri dell’IVA, […] a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica”.
| Rispetto a tale norma erano intervenute le seguenti risposte ad interpello: : aveva esaminato il caso di una società che intendeva tenere aggiornati e memorizzati i propri dati e registri contabili con e sui propri sistemi elettronici e negli archivi residenti sul proprio software gestionale, procedendo alla stampa dei documenti quando e se sarebbe pervenuta la richiesta degli organi di controllo. In relazione al profilo della conservazione dei registri, l’Agenzia non aveva condiviso il comportamento della società istante in quanto, nonostante la nuova disposizione, permangono comunque gli obblighi di conservazione da assolvere mediante stampa, oppure mediante conservazione digitale entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi; aveva esaminato il caso di una società che, avvalendosi della “deroga dell’obbligo di stampa” per i registri contabili, intendeva effettuare “una stampa periodica virtuale dei libri contabili (stampa su file «pdf»)”. Sebbene la questione oggetto dell’interpello interessasse le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui libri contabili, l’Agenzia delle Entrate aveva precisato, in via preliminare: “L’articolo 12-octies del decreto legge 30 aprile 2019, n. 34, convertito con modificazioni, con legge 28 giugno 2019, n. 58 (c.d. «Decreto Crescita») ha introdotto una novità in tema di registri contabili, modificando il decreto legge 10 giugno 1994, n. 357, permettendo di derogare all’obbligo della stampa o dell’archiviazione sostitutiva degli stessi […] Con detta modifica, quindi, è possibile derogare, al comma 4-ter”. |
| Stampa o conservazione elettronica |
Con la risoluzione 28.3.2022 n. 16/E, l’Agenzia delle Entrate afferma che l’art. 7 co. 4-quater del DL 357/94 non ha modificato le norme in tema di conservazione e che tenuta e conservazione dei registri restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità.
| Pertanto, qualora i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico: ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto, limitatamente al solo 2019 ai sensi dell’art. 5 co. 16 del DL 41/2021) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;entro tale momento, però, vanno posti in conservazione nel rispetto del DM 17.6.2014, se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati/stampati su carta, in caso contrario. |
Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti.
Distinti saluti.
PROFESSIONISTI AZIENDALI ASSOCIATI SAS STP