NOTA SPESA E ALTRE INFORMAZIONI SU DOCUMENTI PER LA CONTABILITA’

CIRCOLARE INFORMATIVA N. 35

Del 23 Aprile 2020

NOTA SPESA E ALTRE INFORMAZIONI SU DOCUMENTI PER LA CONTABILITA’

La nota spese è un documento aziendale interno che riepiloga la documentazione delle spese effettuate da un soggetto (titolare, dipendente, associato o collaboratore) che chiede il rimborso di ciò che ha pagato per conto dell’azienda. Al lavoratore dipendente che presta in via temporanea l’attività fuori dalla propria sede di lavoro possono essere corrisposte sia delle somme a titolo di indennità di trasferta, sia il rimborso delle spese sostenute in occasione della trasferta. Le disposizioni in esame, stabilite per i lavoratori dipendenti, si applicano anche alle spese per le trasferte dei collaboratori coordinati e continuativi (ad es. gli amministratori di società). La sede di lavoro è normalmente indicata nel contratto o nella lettera di assunzione. Il trattamento delle somme corrisposte al dipendente è regolamentato nell’ambito della disciplina del reddito di lavoro dipendente con l’individuazione di tre sistemi di rimborso, ossia il sistema forfetario, misto o analitico. Pur con le differenze previste nei 3 sistemi, per il dipendente è in generale previsto: la non concorrenza alla formazione del reddito di lavoro dipendente delle somme che costituiscono mero rimborso in quanto il dipendente si limita a sostenere delle spese per conto del datore di lavoro connesse allo spostamento effettuato;la parziale o totale tassazione delle somme corrisposte a titolo di indennità di trasferta, ossia di somme aventi natura risarcitoria o retributiva del disagio connesso allo spostamento, al diverso orario di lavoro, ecc. Per l’impresa le somme corrisposte a titolo di rimborso spese e indennità di trasferta sono in generale deducibili, salvo alcune limitazioni, in quanto inerenti con la propria attività e collegate allo svolgimento di alcune prestazioni lavorative in un luogo diverso dalla propria sede. Le disposizioni in esame, stabilite per i lavoratori dipendenti, si applicano anche alle spese per le trasferte dei collaboratori coordinati e continuativi (ad es. gli amministratori di società).

Tre Sistemi di rimborso

Rimborso forfettario

E’ questa l’indennità di trasferta riconosciuta in maniera fissa al dipendente/collaboratore per ogni giorno di lavoro – in trasferta – fuori dal comune dove ha sede l’azienda o dove è stata definita la sede contrattuale.

La cifra prestabilita, che prescinde dalle spese effettivamente sostenute dal dipendente, risulta:

•           esente fino a 46,48 euro al giorno, per trasferte all’interno del territorio nazionale,

•           esente fino a 77,46 euro giornaliere, per le trasferte estero.

Concorrono invece a formare base imponibile ai fini previdenziali e fiscali gli importi erogati che eccedono i tetti citati.

Il rimborso è determinato al netto delle spese di viaggio e di trasporto che sono state sostenute dal dipendente e per le quali, presentata idonea documentazione giustificativa, il lavoratore ha diritto al riconoscimento del rimborso.

Rimborso analitico

L’applicazione di tale sistema prevede l’esposizione dettagliata ed analitica di tutte le spese sostenute dal dipendente/collaboratore nello svolgimento della propria prestazione lavorativa, nel luogo in cui è stato inviato in trasferta: l’azienda provvede al totale rimborso delle spese sostenute sulla base della nota spese presentata dal dipendente, completa di tutti i documenti giustificativi.

Ai fini fiscali, per la prova delle spese sostenute, il dipendente deve presentare al datore di lavoro:

•           la nota spese (riepilogo di tutte le spese sostenute), accompagnata da relativi documenti e biglietti di trasporto;

•           le fatture;

•           I documenti commerciali, a patto che contengano però la specificazione degli elementi attinenti la natura, la qualità e la quantità dell’operazione e l’indicazione del numero di codice fiscale dell’acquirente;

•           la documentazione relativa al costo per la carta di credito professionale.

Relativamente ad altre spese, diverse da quelle sostenute per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, la normativa fiscale stabilisce che non concorrono a formare il reddito del dipendente, fino all’importo massimo giornaliero di euro 15,49, elevate ad euro 25,82 per le trasferte all’estero. Si pensi ad esempio a spese telefoniche, spese di parcheggio, mance.

Rimborso misto

Al dipendente/collaboratore può alternativamente esser dato un rimborso con metodo misto: viene riconosciuto un rimborso spese a piè di lista per il vitto e l’alloggio (significa che il lavoratore, per ottenere il rimborso, deve predisporre, alla fine della trasferta, una distinta analitica delle spese sostenute come le spese di viaggio, di trasporto, di vitto e alloggio, a cui allegherà tutti i giustificativi di spesa necessari per il rimborso), oltre ad una indennità di trasferta ridotta.

Nel dettaglio:

•           in caso di rimborso delle spese di alloggio, o di quelle di vitto o di alloggio o di vitto fornito gratuitamente, il limite è ridotto di un terzo;

•           il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto.

Ne consegue che si possono distinguere tali tipologie di esenzione:

•           esenzione fino al limite di 30,98 euro giornalieri (riduzione di un terzo), elevato a 51,64 euro per le trasferte estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta più il rimborso spese per il vitto oppure per l’alloggio;

•           esenzione fino al limite di 15,49 euro giornalieri (riduzione di due terzi), elevato a 25,82 euro per le trasferte estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta più il rimborso spese sia per il vitto che per l’alloggio.

Le spese di viaggio e di trasporto sono rimborsate a parte.

Limitazioni alla deduzione per spese di trasferta in capo al committente/datore   Il TUIR prevede limitazioni alla deducibilità delle spese di trasferta per quanto riguarda: le spese di vitto e alloggio per le trasferte effettuate fuori dal Comune; il rimborso chilometrico qualora il dipendente utilizzi per le trasferte il proprio veicolo o si provveda al noleggio di un veicolo per la trasferta.   “Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel”   Secondo quanto precisato dall’Amministrazione finanziaria: il limite di deducibilità di € 180,76 giornaliero (€ 258,23 all’estero) per le spese di vitto e alloggio si applica esclusivamente in caso di rimborso analitico o cd. a piè di lista; non si applica per il rimborso forfetario o misto.   L’altra limitazione riguarda il costo di percorrenza dei veicoli di proprietà del dipendente o noleggiati per la trasferta che non possono essere superiori a quelli previsti per autovetture con potenza superiore a 17 CV fiscali o 20 CV per autovetture con motore diesel.

Modalità documentazione delle spese

In generale è previsto che il dipendente/amministratore presenti una nota spese, ossia un documento

redatto in forma libera nel quale sono riepilogate il dettaglio delle spese sostenute e allegati i documenti giustificativi di spesa i quali devono:

• essere inerenti all’attività svolta e collegati alla trasferta;
• presentare i requisiti di validità fiscale;

Per validità fiscale si intende o fattura oppure documento commerciale con tracciabilità dei pagamenti.

Documento commerciale: è il documento che ha sostituito lo scontrino fiscale e deve contenere almeno le seguenti indicazioni:   a) data e ora di emissione;   b) numero progressivo;   c) ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, dell’emittente;   d) numero di partita IVA dell’emittente;   e) ubicazione dell’esercizio;   f) descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi. Per i prodotti medicinali, in luogo della descrizione, può essere indicato il numero di autorizzazione alla loro immissione in commercio (AIC);   g) ammontare del corrispettivo complessivo e di quello pagato. Il documento commerciale assolve, in particolare, alle seguenti funzioni (art. 3, del D. M. 7 dicembre 2016):      •      “certifica l’acquisto effettuato dall’acquirente nella misura da esso risultante”;      •      “costituisce titolo per l’esercizio dei diritti di garanzia contro i vizi della cosa venduta stabiliti dalle norme vigenti o dei diritti derivanti da altre tipologie di garanzia eventualmente presenti in forza di specifiche normative o di clausole contrattuali stabilite dalle parti”. Efficacia fiscale del “documento commerciale” L’art. 4, del D. M. 7 dicembre 2016, si preoccupa di fissare delle caratteristiche al “documento commerciale” per garantire allo stesso una validità ai fini fiscali. In tal caso, è l’acquirente che, non oltre il momento di effettuazione dell’operazione, deve manifestare il suo interesse acché lo stesso “documento commerciale” possa assumere anche questa veste. Aggiungendo alle suindicate indicazioni di natura commerciale:     •       il codice fiscale o il numero di partita IVA dell’acquirente.  Pertanto, il “documento commerciale”, valido anche ai fini fiscali, è idoneo ai seguenti fini:     1) deduzione delle spese sostenute per gli acquisti di beni e di servizi agli effetti dell’applicazione delle imposte sui redditi;    2) deduzione e detrazione degli oneri rilevanti ai fini dell’imposta sul reddito delle persone fisiche;      3) applicazione dell’art. 21, comma 4, lettera a), del suindicato D.P.R. n.. 633/1972.

Rimborso chilometrico

Per quanto riguarda il rimborso chilometrico il dipendente predispone un foglio dei viaggi effettuati (modello 2) nel quale saranno evidenziati gli spostamenti e i km percorsi.

Il rimborso chilometrico non è soggetto a tassazione in capo al dipendente, generalmente,  in quanto  non è classificabile come remunerazione, ma come indennizzo per costi sostenuti dal dipendente per conto dell’impresa.

Premettendo che per trasferta si intende lo spostamento del dipendente dalla propria abituale sede di lavoro,  verso  un  altro  luogo, al fine di svolgere l’attività lavorativa, è necessario separare l’ipotesi in cui  il dipendente effettui la trasferta di lavoro al di fuori del Comune ove è ubicata la sede di lavoro, da quella svolta all’interno dello stesso Comune:

• nel primo caso è previsto il regime di  non imponibilità;
• nel secondo caso invece l’indennità percepita dal dipendente è soggetta a tassazione.

L’Agenzia delle Entrate ha precisato che   l’eccedenza  di  rimborso  per  il  tragitto  casa/missione, più lungo rispetto a quello sede/missione, concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente imponibile, previsto dall’articolo 49 del Tuir e determinato in base al principio di onnicomprensività del successivo articolo 51, comma 1. In tale importo, vanno considerate tutte le somme che il datore di  lavoro corrisponde al dipendente anche a titolo di rimborso spese.

La disciplina fiscale dei rimborsi chilometrici fissa come ammontare deducibile, in capo all’azienda, il costo di percorrenza per autoveicoli con potenza massima :

• non superiore a 17 cavalli, se benzina,
• non superiore a 20 cavalli se diesel.

L’eventuale eccedenza tra costi chilometrici effettivi e quelli deducibili è invece ripresa a tassazione.

Il rimborso chilometrico racchiude anche i costi diretti di utilizzo del mezzo, come ad esempio il carburante, manutenzione, bollo, assicurazione, costo di acquisto, mentre non include altre spese che quotidianamente sono sostenute durante le trasferte, come pedaggi autostradali e parcheggi, per le quali può essere comunque richiesto un rimborso separato.

Non è indispensabile che il dipendente abbia la proprietà del mezzo, essendo sufficiente la semplice disponibilità dello stesso, come nel caso del noleggio effettuato dal lavoratore a proprio nome.

“L’importo dell’indennità, erogata dall’impresa, deve essere stabilito considerando questi elementi: la percorrenza, la tipologia di automezzo usato dal dipendente e il costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura”.

Riepilogo

Il Trasfertista

Una figura bene diversa dal dipendente in trasferta è quella del trasfertista.

Mentre il dipendente in trasferta svolge la propria prestazione in una sede bene individuata per poi, all’occorrenza, recarsi in luoghi diversi per espletare determinate mansioni o attività, il trasferta è quel lavoratore tenuto “per contratto all’espletamento dell’attività lavorativa in luoghi sempre variabili e diversi” al quale “in funzione delle modalità di svolgimento dell’attività, vengono attribuite delle somme non in relazione ad una specifica “trasferta” (quest’ultimo istituto presuppone che il lavoratore, più o meno occasionalmente, venga destinato a svolgere un’attività fuori della propria sede di lavoro).”

Per tali lavoratori, il comma 6 dell’articolo 51 del TUIR contiene una deroga al principio dell’integrale tassazione di tutto ciò che il dipendente riceve: concorre a formare reddito per il dipendente solo il 50% delle indennità e delle maggiorazioni di retribuzioni che vengono attribuite ad alcuni lavoratori dipendenti proprio in funzione delle particolari caratteristiche dell’attività di lavoro.

E’ utile segnalare che nella più volte citata circ. n. 326/E l’Amministrazione Finanziaria ha precisato che il regime fiscale “di favore” è da applicare non solo a chi è “formalmente” trasfertista (cioè a chi per contratto non ha una sede di lavoro fissa) ma “tutti quei soggetti ai quali viene attribuita una indennità, chiamata o meno di trasferta, ovvero una maggiorazione di retribuzione, che in realtà non è precisamente legata alla trasferta poiché è attribuita, per contratto, per tutti i giorni retribuiti, senza distinguere se il dipendente si è effettivamente recato in trasferta e dove si è svolta la trasferta”.

Ultima precisazione riguarda la possibilità che il trasfertista sia in trasferta.  Data anche l’ampia definizione di trasfertista fornita dalla stessa Amministrazione finanziaria è una ipotesi possibile anche se abbastanza poco frequente. In tal caso, per le somme ricevute a titolo di trasferta si applicano le regole generali di cui al comma 5 dell’articolo 51 del TUIR.

Modalità compilazione nota spese relativa a trasferte ed elenco voci

Condizione base

In generale la spesa deve essere inerente all’attività svolta dalla società e deve essere immediata l’evidenza del collegamento con la trasferta. Pertanto il luogo della trasferta deve coincidere con il luogo di sostenimento della spesa. Inoltre è consigliabile il pagamento mediante canali tracciabili (carta di credito, carta di debito, bonifico ecc) al fine di dimostrare l’effettivo utilizzo del servizio da parte del suo fruitore.

Documentazione di evidenza della spesa sostenuta e chiesta a rimborso

I costi inerenti l’attività da riepilogare sono relativi a e sono documentati da:

• Alberghi e Ristoranti (costo documentato mediante fattura o documento commerciale);

N.B. in generale il documento di spesa è rappresentato da fattura o documento commerciale.

Nel caso in cui la società non ritenga economico richiedere l’emissione della fattura – a meno che non sia obbligata a richiederla in quanto acquisto rientrante nella propria attività – o decida di non dedurre l’iva esposta in fattura, allegandola quindi quale documento in nota spese, il costo è deducibile al 100% se relativo a trasferte di lavoro da parte di dipendenti/amministratori/soci amministratori/imprenditore individuale. Per l’agenzia delle entrate qualora l’impresa decida di non detrarre l’iva sulla fattura per ragioni di semplificazione amministrativa tale voce non è deducibile come costo.

Negli altri casi è considerato spesa per alberghi e ristoranti deducibile nel limite del 75% o spesa di rappresentanza e deducibile sempre al 75% nel limite della percentuale sui ricavi.

A seguire la casistica:

Le spese relative ad alberghi e ristoranti sono deducibili parzialmente, nella misura del 75%, sia nell’ambito del reddito d’impresa che di lavoro autonomo.

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la limitazione della deducibilità al 75%:

• trova applicazione:

• quando le spese di albergo/ristorante costituiscono spese di rappresentanza. In tal caso, per le imprese, il 75% delle spese in esame va sommato alle altre spese di rappresentanza e il risultato è deducibile nel limite percentuale dei ricavi caratteristici;
• per le spese sostenute dalla società per le trasferte dei soci non amministratori;
• per le trasferte all’interno del comune;

• non trova applicazione e quindi sono integralmente deducibili: per le imprese quando le spese in esame sono sostenute per le trasferte di dipendenti, collaboratori e/o amministratori co.co.co. al di fuori del territorio comunale, fermo restando il rispetto del limite giornaliero di € 180,76 (€ 258,23 per trasferte all’estero);

• per i lavoratori autonomi:

• il 75% delle spese per alberghi e ristoranti è deducibile nel limite del 2% (1% in caso di spese che si qualificano anche come spese di rappresentanza) dei compensi percepiti nel periodo d’imposta;
• in particolare se le spese per alberghi e ristoranti sono sostenute nell’ambito dell’espletamento di un incarico e riaddebitate analiticamente al committente risultano deducibili al 100

Nel caso le spese in esame siano sostenute direttamente dal committente a favore del professionista sono integralmente deducibili per il committente e non costituiscono reddito in natura per il professionista.

• Spese viaggio (biglietti treno, aerei, tram, autostrade, ecc. la documentazione deve essere inerente all’attività svolta dall’impresa e deve essere di immediata evidenza il collegamento alla trasferta).

Abbonamenti ai mezzi pubblici   Il bonus fiscale previsto dalla Legge di Bilancio 2018 è entrato in vigore il 1° gennaio 2018. Si può portare in detrazione l’abbonamento di bus, metro o treni non solo in relazione alla spesa sostenuta direttamente ma anche per i familiari, con la possibilità di beneficiare di uno sconto fiscale pari al 19% ed entro il limite di 250 euro di spesa. In questo caso non deve essere inserito nella nota spese. Ulteriore novità riguarda i datori di lavoro, che possono portare in deduzione totale le spese sostenute per il rimborso dei titoli di viaggio dei propri lavoratori dipendenti. Tale somma è detassata e non concorre alla formazione del reddito ai fini fiscali. I datori di lavoro possono dunque portare in in deduzione totale l’importo di spesa sostenuto per rimborsare i lavoratori pendolari in quanto inclusi nei costi sostenuti per l’esercizio della propria attività d’impresa

• Spese immagine:  Il principio di inerenza non è direttamente disciplinato nel TUIR, sia nell’ambito del reddito d’impresa che in quello di lavoro autonomo.

A dire il vero, per il reddito d’impresa l’art. 109, comma 5, TUIR prevede che “le spese e gli altri componenti negativi diversi dagli interessi passivi, tranne gli oneri fiscali, contributivi e di utilità sociale, sono deducibili se e nella misura in cui si riferiscono ad attività o beni da cui derivano ricavi o altri proventi che concorrono a formare il reddito.”

Per quanto riguarda, invece, il lavoro autonomo, il legislatore si limita semplicemente a stabilire che il reddito è costituito dalla differenza fra l’ammontare dei compensi percepiti nel periodo d’imposta e quello delle spese sostenute nell’esercizio della professione (art. 54 TUIR).

L’Agenzia delle Entrate ha avuto modo di affermare che “le spese afferenti l’attività professionale sono infatti quelle sostenute per lo svolgimento di attività o per l’acquisizione di beni da cui derivano compensi che concorrono alla formazione del reddito professionale. È necessario pertanto che sussista una connessione funzionale, anche indiretta, dei costi sostenuti rispetto alla produzione dei compensi che concorrono a formare il reddito di lavoro autonomo” (risoluzione 8 marzo 2002, n. 79/E).

Alla luce di quanto sin qui detto, veniamo, dunque, al punto: è possibile, richiamando il principio di inerenza, sostenere che l’acquisto di abiti da indossare durante l’esercizio dell’attività costituisca un costo deducibile dal reddito di lavoro autonomo? La risposta non può che essere negativa, anche se con alcuni distinguo. Infatti, è pacifico che l’acquisto di un camice da parte di un medico o di una toga da parte di un avvocato costituisca un costo inerente alla propria attività e, per questo, deducibile. Ma non si ritiene possibile giungere alla stessa conclusione nel caso dell’acquisto di un abito elegante, ma sicuramente è più difendibile la deduzione del costo in misura pari al 50%, supponendo che l’abbigliamento possa essere indossato sia nelle ore di lavoro che nel tempo libero. L’unico caso in cui l’inerenza è dimostrata si ha nell’ipotesi in cui vi sia un obbligo previsto contrattualmente di indossare un determinato capo di abbigliamento (ad es. nel mondo dello spettacolo, testimonial, ecc.)

Al di fuori di tale caso, che è stato oggetto di specifica sentenza, quello che sembra mancare è proprio l’inerenza di tale costo all’attività svolta, così come definita in precedenza.

In conclusione, optare per la deducibilità di tali costi (seppur in percentuale), allo stato attuale, espone ad un sicuro rischio di contestazione in caso di controllo da parte dell’Amministrazione finanziaria, con poche possibilità di difesa in fase di contenzioso.

• Altre spese sostenute per conto della Società : Altri costi inerenti l’attività non documentati da fattura e non relativi a trasferte (Cancelleria, spese postali, ecc).

La nota spese si conclude con il totale di tutte le spese elencate e con la firma di chi ha richiesto il rimborso attestante di aver sostenuto le sopracitate spese per l’esercizio dell’attività. In allegato Vi trasmettiamo un facsimile di modulo di nota spese da utilizzare e da trasmettere corredato di allegati completi di timbro aziendale se non già a Voi intestati.

Conclusione

Note spese presentate da amministratori- soci amministratori-dipendenti

Al fine di poter dimostrare l’effettività delle spese ed in particolare gli importi addebitati a titolo di rimborso chilometrico è necessario conservare evidenza dell’effettività delle trasferte. In particolare è utile effettuare tutti i pagamenti (rifornimento carburante ecc) mediante carta aziendale intestata all’azienda che funge da anticipo al rimborso. Tale sistema ha il pregio di riepilogare nell’estratto conto i movimenti del periodo e dà immediato riscontro delle spese sostenute. Conservare agenda con appuntamenti o altra documentazione è utile. Purtroppo nelle esperienze passate il fisco, spesso in relazione all’attività e modalità di svolgimento della stessa, ha disconosiuto gli importi a titolo ad es. di rimborso chilometrico considerandoli non effettivi e contestandone quindi a priori la deducibilità. Pertanto piu’ documentazione si dispone meglio è ai fini della difesa.

Documenti da compilare

• Lettera di autorizzazione alla trasferta
• Lettera autorizzazione utilizzo auto propria
• Nota spesa giornaliera
• File di compilazione delle note spese e Rimborsi Chilometrici
• Fac-simile assemblea che autorizza all’uso del veicolo

Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti.

Distinti saluti.

PROFESSIONISTI AZIENDALI ASSOCIATI SAS STP